Cuidar do dinheiro que entra e sai da empresa nem sempre é uma tarefa das mais fáceis para os empreendedores, principalmente quando não se tem muita experiência com contabilidade. Fazer relatórios financeiros eficientes é uma forma de otimizar esse trabalho e poder se embasar em subsídios concretos para a tomada estratégica de decisões.
Para isso, porém, é preciso seguir um passo a passo com cuidado. Veja a seguir e coloque as nossas dicas em prática na sua empresa o quanto antes!
1. Garanta que as receitas e despesas sejam registadas corretamente
O primeiro passo para fazer relatórios financeiros eficientes é registrar corretamente todas as receitas e despesas da empresa. Tudo que entra e sai do fluxo de caixa, por mais insignificante que possa parecer, precisa ser registrado.
Para isso, é imprescindível o uso de um bom software de gestão financeira. A utilização desse programa evita erros de cálculos, algo que é bastante comum de acontecer quando os procedimentos são feitos de forma manual.
Também é importante que o gestor tenha em mente que não pode misturar as despesas pessoais com as da empresa. Se for retirado um valor do caixa da organização para pagar uma conta pessoal, haverá erros no resultado final dos relatórios, prejudicando assim o bom andamento do negócio.
2 . Sempre emita notas fiscais para as vendas
As notas fiscais devem ser emitidas de maneira correta e sempre no ato em que uma venda ocorre. Deixar para emitir a nota mais tarde porque o cliente não faz questão do documento, por exemplo, pode fazer com que você acabe esquecendo disso e os relatórios financeiros serão comprometidos.
Os softwares de gestão também auxiliam nesse sentido, emitindo as notas fiscais automaticamente, sempre que um processo de venda é finalizado. Além disso, também fazem os cálculos dos impostos que incidem sobre o produto ou serviço, possibilitando que os relatórios sejam fidedignos à realidade financeira da empresa.
3. Defina os indicadores que serão monitorados nos relatórios financeiros eficientes
Relatórios financeiros eficientes são aqueles que têm indicadores úteis que podem ser monitorados. Veja, na sequência, as principais métricas que precisam ser acompanhadas.
Despesas operacionais
O relatório financeiro precisa apresentar as despesas operacionais da empresa. Tratam-se dos gastos que são necessários para que a organização funcione, como o aluguel de sua sede, os salários dos colaboradores, as contas de consumo, como internet, energia e telefone etc.
Balanço patrimonial
Também é essencial que os relatórios contenham um balanço patrimonial da companhia. Esse documento é o que discrimina todo o patrimônio líquido que a empresa tem. De tal modo, são equilibrados os ativos e os passivos, permitindo uma visualização ampla da situação econômica da organização.
Orçamento
O orçamento é a base que a empresa tem, acompanhada de seus objetivos e gastos para alcançá-los. Ao ter cuidado na elaboração desse indicador, a companhia poderá prever custos e planejar formas para que eles sejam menos significativos e impactantes.
Resultados
Finalmente, os resultados são os indicadores que mostram na prática se uma empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas operações. Caso a lucratividade seja baixa ou haja mais gastos do que ganhos, os gestores precisam desenvolver e aplicar estratégias para reverter a situação e não deixar que organização vá à falência.
4. Alinhe o relatório com o planejamento estratégico
Assim como o planejamento estratégico, o relatório financeiro da empresa precisa ser feito pelo menos uma vez por ano. Ambos os documentos precisam ter relação um com o outro, sendo que é isso que garante a saúde financeira de uma organização.
A ideia é que os indicadores financeiros levantados sirvam como base para que a empresa desenvolva estratégias e táticas para todos os seus setores e áreas. De tal modo, recursos podem ser realocados, gastos cortados, técnicas de vendas ajustadas, problemas resolvidos etc.
Esses são os 4 passos básicos para elaborar relatórios financeiros eficientes. Se você os seguir à risca, temos a certeza de que conseguirá mais resultados positivos com o monitoramento de indicadores e planejamento de estratégias.
Para saber mais sobre o assunto, recomendamos a leitura do nosso post que traz 4 dicas incríveis para alcançar a eficiência financeira. Ele mostra alguns exemplos de ações que, quando implementadas, potencializam os recursos das companhias.
