Criar um cadastro de fornecedores pode não ser uma tarefa fácil. Confira a seguir algumas dicas para tornar essa tarefa mais simples!

Quando se tem um grande negócio, é perfeitamente compreensível que seja necessário entrar em contato com uma série de fornecedores. Até mesmo por que diferentes produtos e serviços demandam diferentes necessidades.

Além disso, com um mercado cada vez mais competitivo e a economia do país se recuperando da pandemia de coronavírus, é possível que haja oscilação de preço dentro de um curto período de tempo. Assim, ter uma lista de fornecedores que possam atender às necessidades da empresa mostra-se algo extremamente importante para a sobrevivência e relevância das organizações.

A realidade é que os fornecedores são, essencialmente, o início da cadeia de qualquer empresa. Logo, realizar um cadastro de fornecedores pode ser uma atividade-chave, capaz de permitir a negociação de preços a um valor justo. Com isso, é possível repensar a política de preços presente nas vendas e, consequentemente, aumentar a margem de lucro em cada produto ou serviço oferecido.

Mas como realizar isso de maneira simples e eficiente? De que maneira essa atividade pode deixar de algo puramente operacional e assumir um papel importante dentro da estratégia da sua empresa? Confira a seguir!

Relacionamento é a base do negócio

Antes de qualquer coisa, lembre-se que qualquer negócio – independente de seu tamanho – é feito por pessoas. Isso significa que a maneira como cada empresa se importa com seus relacionamentos é diferente.

Nesse contexto, nossa dica é: foque no longo prazo. Se a sua empresa já conta com um fornecedor de qualidade – que, com consistência, entrega de acordo com o calendário previamente estipulado, dentro de um preço competitivo – faça com que essa relação seja cada vez mais próxima.

Vale mais a pena insistir num bom fornecedor que eventualmente tenha preços levemente mais caros do que um fornecedor sem histórico, apenas por que ele pode oferecer uma leve vantagem financeira. E para que o primeiro cenário seja a regra – e não a exceção – nada melhor do que entender e gerir as expectativas de ambos os lados.

Ah! E não se esqueça: “quando a esmola é demais, o santo desconfia”: se o preço cobrado por um fornecedor está muito fora da média de mercado, pode ter certeza que existe algo errado.

Estabeleça uma metodologia e mantenha-se fiel à ela

Aqui na Nexxera já comentamos sobre algumas práticas no momento de realizar o cadastro de fornecedores. Para além da prática, é importante saber que o sucesso vem com a constância e com o tempo.

Por exemplo, ao criar um modelo padrão para o cadastro de seus fornecedores, teste ele por pelo menos 1 ano fiscal. É claro que pequenas alterações podem ser feitas, com o objetivo de aperfeiçoar o processo – isto é, torná-lo mais funcional para a realidade da sua empresa – mas a essência deve se manter a mesma.

Isso se faz necessário pois o momento de avaliação sempre deve existir. E para avaliar a efetividade de algo, na grande maioria das vezes é necessário um horizonte de tempo. Sem isso, a tomada de decisão fica baseada puramente na crença humana, o que pode ser um perigo – visto que pessoas vem e vão, mas as funções necessárias para uma empresa funcionar permanecem.

O cadastro de fornecedores é, sem dúvida nenhuma, uma dessas funções. De fato, trata-se de uma questão essencial para qualquer empresa. Para além disso, é algo estratégico – uma vez que bons fornecedores implicam em bons produtos e serviços.

Utilize dados a seu favor

Falando ainda sobre a questão humana, o cérebro não foi feito para guardar informações, mas sim para processá-las.

Uma vez definida uma metodologia para o cadastro de fornecedores, o maior esforço a ser realizado é aplicá-la no dia-a-dia. Assim, busque conhecer todas as informações que podem ser úteis para o seu cotidiano e utilize-as de maneira consciente.

Lembre-se: poucas informações sobre seus fornecedores é algo ruim. Mas informações demais também podem prejudicar o processo. Ter clareza sobre a maturidade que se tem na relação com os fornecedores e sobre onde se quer chegar com isso é essencial dentro de uma estratégia eficiente.

Quando falamos sobre utilizar dados a seu favor, isso pode ser considerado o início de uma cultura analítica. São as evidências que os dados demonstram, e não o emocional humano, que servirá de base para a tomada de decisão.

Em tempo: é claro que a intuição tem um papel fundamental em diversos processos, mas aliar isso a uma análise baseada em dados pode ser uma estratégia excelente para se alcançar o sucesso a longo prazo.

A tecnologia pode ser sua aliada!

Para que tudo isso seja possível, as empresas podem – e devem – contar com a tecnologia. Além de permitir a centralização dos dados, é possível também ganhar agilidade em momentos chave.

Se os dados favorecem o aparecimento de uma nova cultura da empresa, a tecnologia é a ferramenta que acelera essa transformação. A época em que era necessário um local físico e um arquivo próprio para realizar as operações burocráticas de uma empresa – tal como o cadastro de fornecedores – dificilmente voltará a existir.

Em seu lugar, busque adotar o armazenamento em nuvem e serviços digitais especializados. Apesar de parecer um gasto extra, no longo prazo isso se traduz em investimento, uma vez que facilita o dia-a-dia da empresa e, principalmente, possibilita uma gestão de conhecimento eficaz no tempo.

Trabalhos repetitivos não necessitam de um grande esforço humano. Logo, se eles forem delegados de maneira eficiente, será possível ter mais tempo para pensar naquilo que realmente importa: cultura empresarial, estratégia, mercado, processos.

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