As organizações que se movem em direção a um ambiente totalmente sem papel irão ganhar significativas reduções de custos. Sem falar em melhorias de produtividade, minimização de erros e mitigação das fraudes. Além de trazer economias de custo de assinaturas eletrônicas graças ao uso das tecnologias adequadas, e de comprovada eficácia e eficiência em nível global.

Este é o melhor momento para reduzirmos os ciclos de negócios e os custos operacionais como impressão, distribuição, coleta e armazenamento de papel e de documentos. Além disso, uma bem implementada metodologia e workflow de assinaturas eletrônicas deve garantir os cinco pilares do ambiente eletrônico de negócios.

Pilares do ambiente eletrônico

Estes pilares são integridade, autenticidade, âncora temporal, privacidade e não repúdio. O que, com certeza, irá melhorar a confiabilidade geral e segurança de cada transação. Este ambiente paperless de negócios começa a ganhar espaço no mercado de seguros desde que o Superior Tribunal de Justiça (STJ) publicou, no dia 3 de julho, a Resolução 14/2013.

Ela regulamenta o processo judicial eletrônico no país e determina que petições iniciais e incidentais sejam recebidas e processadas exclusivamente de forma digital. Para isso, será necessário que os advogados utilizem suas assinaturas eletrônicas.

Assinaturas eletrônicas com peso legal

O uso das assinaturas eletrônicas no Brasil foi validado há 12 anos, pela MP 2200/2001. E, a partir da resolução 294 do Conselho Nacional de Seguros Privados (CNSP), publicada em setembro deste ano, será possível obter verdadeiras soluções de e-business. Isso dará às assinaturas eletrônicas o mesmo peso legal das assinaturas em papel.

As assinaturas eletrônicas têm garantido o seu lugar como um recurso estratégico para as seguradoras. As companhias de seguros estão se afastando do processo tradicional, confuso, caro e demorado. Ao deixarem de utilizar os processos em papel, as empresas saem em busca de novas e inovadoras tecnologias para melhorar a eficiência, eficácia e processo.

As empresas que adotarem o uso de assinaturas digitais ou eletrônicas podem se beneficiar significativamente. Como? eliminando todo e qualquer papel no ciclo de negócios, obtendo a capacidade de assinar e selar documentos e transações imediatamente. E ainda garantindo a validade legal.

Muitas vezes o corretor gera eletronicamente o pedido de seguro ou proposta.  Ele faz isso com a presença do cliente em potencial, de preferência no escritório do cliente ou em casa. No entanto, para completar a transação, o cliente deve assinar o documento, o que envolve a impressão da apólice.

Deste modo, o corretor tem que voltar ao escritório para imprimir e enviar a aplicação/proposta para o cliente para assinatura. A exigência de uma assinatura manuscrita prolonga tempo de processamento da aplicação, envolve manuseio de papel e aumenta significativamente custos, além de deixar “brechas” para fraudes.