Como os sistemas digitais contribuem para o paperless

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Para reduzir footprint e demonstrar todos os benefícios as empresas, sistemas digitais devem ser completos ao gerar e armazenar informações corporativas

  A busca pela sustentabilidade empresarial é uma constante de muitos gestores. Nesse contexto, há o investimento em sistemas digitais, que compõem o chamado escritório sem papel. Com base em nossa experiência de mercado, percebemos que muitas organizações ainda têm dúvida ou são receosas de como a tecnologia pode contribuir ao paperless e, ao mesmo tempo, conferir segurança à empresa e clientes. Com o apoio de soluções adequadas, é perfeitamente possível eliminar totalmente ou boa parte da quantidade de papel que envolve a gestão de uma organização. Indo além, sistemas digitais são capazes de transformar o estilo de uma administração como um todo. Afinal, funcionários e chefes passam a lidar com a mínima quantidade de papel possível. Para isso, é necessário que a empresa invista em algumas ferramentas eletrônicas que geram e armazenam informações. Ao mesmo tempo, elas devem ser completas, mas não complexas. Veja alguns exemplos: Portal Documento Seguro

Essa solução permite a criação, controle, assinatura, autenticação, armazenamento e recuperação de documentos eletrônicos em um workflow digital. Assim, há a extinção dos antigos “arquivos”, que ocupam espaço e ainda tornam o trabalho de algumas empresas mais lento e desorganizado. Também é válido destacar a garantia da credibilidade dos documentos. No entanto, isso pressupõe a escolha de uma fornecedora de tecnologia com expertise e amparada em certificações de segurança.

Assinatura eletrônica

Aqui, é necessário saber diferenciar: digitalizar um contrato não é o mesmo que digitalizar um processo. No último caso, que envolve a assinatura eletrônica, há a exigência de um certificado digital – para que haja segurança e validade legal no procedimento. Esses sistemas digitais eliminam totalmente o papel que seria utilizado no ciclo de negócios. Como resultado, tem-se a capacidade de assinar e selar documentos e transações imediatamente.

Ambiente Eletrônico de Negócios

Com esse tipo de ferramenta, todas as transações financeiras, logísticas e mercantis que envolvem a gestão de uma empresa são realizadas no ambiente online. Desde o lançamento, até o extrato eletrônico. Tudo acontece sem a utilização de papéis. Nesse cenário, também é possível incluir seus clientes na jogada – para que possam receber ou pagar quantias em um ambiente eletrônico, sem a necessidade de ir até agências bancárias, por exemplo.

Ao reduzir o footprint, um modelo gestão paperless acaba por dar agilidade aos processos. Na ponta, o resultado aparece em produtividade: funcionários não perdem mais horas procurando um documento ou contrato. A centralização dos cálculos de custos e receitas, remessas internacionais e distribuição das demandas pelas diferentes filiais também são vantagens competitivas dessas organizações que utilizam sistemas digitais. Caso tenha restado alguma dúvida ou possui sugestões, deixe abaixo pelos comentários e nós te ajudamos! ebook_contratos_digitais ebook_pagamento_movel pcidss

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