Conheça as 5 melhores práticas para agilizar o cadastro de fornecedores

Fazer um cadastro de fornecedores de modo eficiente é essencial para ganhar agilidade no acesso às informações, otimizar a rotina de compras e melhorar a comunicação com seus parceiros no dia a dia.

Para isso, existem algumas boas práticas que podem ajudar você a agilizar essa tarefa. Com o tempo, você verá que isso pode fazer total diferença na gestão de fornecedores.

Pensando nisso, vamos mostrar, neste artigo, como fazer um cadastro de fornecedores e por que é importante dar atenção a essa prática no seu controle de compras. Confira!

Homem utilizando um notebook fazendo gestão financeira

Como fazer um bom cadastro de fornecedores?

Usar o cadastro de fornecedores é uma tarefa simples, mas que traz grandes benefícios na rotina profissional. Ao adotar essa prática, é possível pesquisar e analisar quais são os melhores fornecedores, além de agilizar as etapas dos processos.

Com ele, você ainda mantém tudo mais organizado, o que permite uma visão ampla da sua gestão de compras e, consequentemente, maiores oportunidades de negócios.

Mas de que forma um bom cadastro de fornecedores é feito? Para isso, você deve inserir os dados mais importantes. São eles:

Dados de identificação

  • Nome da empresa;
  • Endereço completo;
  • Telefone para contato;
  • E-mail corporativo;
  • CNPJ;
  • Inscrição Estadual;
  • Ramo de atuação;
  • Nome do ponto de contato;
  • Função ou cargo ocupado.

Dados operacionais

  • Prazo médio de entrega;
  • Prazos de cobrança;
  • Condições de pagamento;
  • Política de descontos;
  • Verbas de promoção;
  • Produtos e/ou serviços fornecidos;
  • Suporte técnico;
  • Valor total de compras realizadas no ano anterior;
  • Observações (dados específicos e pertinentes para o seu negócio).

5 dicas para facilitar o cadastro de fornecedores

1. Utilize um modelo padrão

Uma das formas mais eficientes de fazer o cadastro de fornecedores é utilizar um modelo padrão. Assim, você já tem todos os campos importantes no formulário, bastando preencher e alterar conforme a sua necessidade.

Além dos dados de identificação e operacionais de que falamos acima, insira um cabeçalho com o número de cadastro do fornecedor. Por exemplo: nº 001, e assim por diante.

Não se esqueça ainda de criar uma tabela para acompanhamento das compras efetuadas. Para isso, insira dados como:

  • Número do pedido;
  • Data de emissão do pedido;
  • Descrição da compra;
  • Data de previsão da entrega;
  • Data do recebimento do pedido;
  • Condições de pagamento;
  • Devolução ou troca;
  • Valor total do pedido;
  • Valor com desconto.

2. Organize os dados e centralize-os

Outra dica para facilitar o seu cadastro de fornecedores é deixar todas as informações centralizadas. Isso contribui para uma melhor organização e visualização dos dados.

Inclusive, estando dispostos em uma só plataforma, eles podem ser acessados mais facilmente. Assim, você pesquisa sobre seus fornecedores, encontra os contatos e busca informações importantes com rapidez e eficiência.

3. Mantenha um bom relacionamento

Você sabia que o cadastro também pode ser uma ótima ferramenta para melhorar a gestão de relacionamento com os fornecedores? Com o arquivo, você pode criar um histórico das suas compras, identificando quais são os melhores parceiros.

Assim, você especifica a classificação, selecionando, por exemplo, aqueles que são mais desejáveis para se ter uma relação a longo prazo ou os que têm preferência nas aquisições da sua empresa.

4. Use inteligência para fazer compras

Além do formulário padrão para o cadastro de fornecedores, outra boa prática é desenvolver uma lista dos produtos e/ou serviços mais necessários para o seu negócio. Nessa tabela, você pode inserir informações como:

  • Produto adquirido e/ou serviço contratado;
  • Frequência de compra;
  • Quantidade média de produtos comprados;
  • Especificações técnicas;
  • Marca e/ou modelo do produto.

Dessa forma, você consegue comparar os dados do cadastro de fornecedores com aqueles sobre as maiores demandas da sua empresa. Traçando esse paralelo, mais inteligentes e estratégicas serão as suas compras.

5. Conte com a ajuda de ferramentas

Por fim, para agilizar ainda mais a sua gestão, é recomendável contar com o auxílio da tecnologia. As ferramentas especializadas contribuem para centralizar as informações, interligar as empresas aos fornecedores e criar melhores relacionamentos com os seus parceiros. Tudo de forma ágil e automática.

Como você viu, manter um bom cadastro de fornecedores impacta diretamente na sua rotina profissional, contribuindo para melhorar os resultados do negócio.

Se você tem interesse em otimizar seu processo de compras, saiba que a Nexxera tem soluções que podem ajudar – e muito – nessa tarefa, como o Portal de Fornecedores.

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