Minha PME está pronta para digitalizar processos?

digitalizar processosJá citamos aqui no blog que os documentos digitalizados não substituem os documentos em papéis na sua íntegra – de acordo com a lei 12.682/2012, mesmo que seja feita uma cópia virtual, as empresas devem manter o arquivo original impresso enquanto o documento tiver validade. Entretanto, se o documento inicial já for digitalizado, não é necessário ter uma cópia impressa. Nesses casos, digitalizar processos pode ser uma boa opção para pequenas e médias empresas.

Existem duas situações mais recorrentes na realidade das corporações. A primeira ocorre quando existem modelos de digitalização implantados mas, ainda assim, a empresa faz a sua impressão. Para otimizar a prática de digitalizar processos, é fundamental que todas as ações que envolvam a finalização de um documento também sejam digitais. É o caso da assinatura digital, que deve ser certificadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) para que o documento tenha validade jurídica.

Além de reduzir os custos com papel, essa medida também agiliza o procedimento e gera mais mobilidade. Caso o responsável não esteja in loco na empresa para assinar um contrato, por exemplo, é possível enviar o documento por e-mail e validar a assinatura digitalmente. Sem isso, seria preciso enviar por correio, autenticar em cartório para só então finalizar o serviço.

A segunda situação é quando a empresa não possui nenhum tipo de digitalização, mas apresenta um volume muito grande de documentos impressos e que precisam ser assinados mensalmente, como renovação de contratos. Ao digitalizar processos, a empresa pode compartilhar os documentos com os clientes via web e, por meio da assinatura digital, os responsáveis autenticam o contrato e reenviam. Dessa forma, ninguém precisa se dirigir até outro local, medida que economiza bastante tempo.

Veja mais sobre como sistemas digitais contribuem para o paperless.

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