Documentos digitais agilizam operações nas empresas

Enquanto muitos de nossos hábitos vão rapidamente migrando para plataformas digitais – sejam filmes ou músicas, e-books ou documentos compartilhados na nuvem – as empresas também já estão convergindo para esta realidade. Desde uma assinatura digital a documentos digitais que demandem confidencialidade, há uma série de soluções que agilizam nossa rotina sem abrir mão da eficácia ou da segurança.

Segundo uma pesquisa realizada pela Gemalto, empresa especializada em análise de segurança digital, 80% dos entrevistados afirmaram que utilizariam serviços em nuvem para manter seus dados seguros. A tendência é comprovada pela eficiência e pelas vantagens de um workflow digital. Além disso, os documentos digitais tendem a estar sempre disponíveis na web. Eles estão acessíveis em qualquer lugar com Internet.

Folders communication with binary code

Motivos para aderir aos documentos digitais

Destacamos cinco razões para aderir à prática de documentos digitais:

Otimização de tempo – Uma das principais vantagens do uso de documentos digitais e serviços em nuvem no ambiente de trabalho. Você não precisa mais coletar assinaturas pessoalmente, perder tempo com bancos ou cartórios. Sem falar em despacho via correio, malote ou motoboy . Isso reduz horas e custos em outros elos da cadeia produtiva.

Menos custos e impactos ambientais –  Reduzindo a impressão de documentos, você também colabora com o meio ambiente. Como fazer isso? deixando de usar toners, tintas e papeis, além do transporte e armazenado desses documentos. É uma prática financeira e ambientalmente correta. O ambiente de trabalho fica mais organizado, com melhor ocupação de espaço e mais facilidade para encontrar documentos. Além da otimização do tempo de trabalho, que fica dedicado às ações realmente importantes.

Sistemas inteligentes

Back-up inteligente Certas ferramentas proporcionam sistemas inteligentes de back-up e armazenamento que impedem que você perca qualquer documento. Se a sua empresa lida com um grande volume de papeis, está mais do que na hora de repensar todo este processo – especialmente quando se trata de documentos com valor contratuais, cuja desorganização ou perca pode acarretar em custos altos para as empresas. Com o docs eletrônicos, reduz-se esse tempo para armazenar e procurar, além de eliminar os riscos da perda.

Segurança no workflow – Com a utilização de documentos digitais, setores da empresa com maior responsabilidade no processo podem acessar determinadas informações com integridade, autenticidade e temporalidade garantidos. A empresa assim pode definir as alçadas e poderes. Ou seja, quem pode acessar e quem pode assinar digitalmente – com todos os dados à disposição sobre quem já viu o documento e em que horário, garantindo a eficácia do workflow mesmo se algum dos envolvidos estiver fora de sua cidade ou mesmo do seu país.

A evolução

Evoluções tecnológicas – A biometria é uma grande aliada na segurança de documentos digitais. Ao facilitar a identificação e o acesso do usuário a diferentes níveis de informação, e para garantir a validade legal, os sistemas biométricos tem se tornado cada vez mais detalhados e complexos. Em alguns casos, a identificação se dá por uma série de características do usuário (íris, digital ou até mesmo movimentos corporais).

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