Documentos digitalizados possuem validade legal?

Aquela imagem clássica usada para representar um dia cheio de trabalho, da mesa repleta de papéis e pilhas de documentos, pode estar com os dias contados. Afinal, a digitalização está sendo cada vez mais aceita no mundo corporativo e até mesmo no setor público. Com a existência de ferramentas que aumentam a confiabilidade da validade jurídica dos documentos digitalizados e as movimentações do governo para a regulamentação deste mercado, a tendência é que a “papelada” passe a ocupar mais espaço nos servidores e na nuvem do que nas bancadas das empresas.

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de conversão de papéis em arquivos digitais. Além de eliminar os custos com ambientes específicos para o armazenamento adequado, este recurso facilita e agiliza o acesso à informação. É por isso que esta tecnologia está sendo amplamente adotada, por exemplo, por órgãos públicos que buscam oferecer maior transparência a suas atividades e por instituições responsáveis por acervos históricos que querem melhorar a circulação de seus materiais.

Em uma empresa, os benefícios são ainda mais imediatos. Imagine como um banco de dados com os documentos digitalizados dos funcionários pode facilitar o dia a dia das áreas de RH e contabilidade em momentos de contratação e demissão. E esta é só uma das diversas situações nas quais a digitalização pode contribuir.

Porém, em muitos casos, mesmo após a digitalização é necessário manter uma cópia física do documento, para o cumprimento de regulamentações. Este pequeno detalhe que poderia impedir o avanço desta tendência no país está prestes a acabar. O projeto de lei PLS 146/2007 que tramita no Senado deseja equiparar a validade dos documentos digitalizados, com a devida autenticação, à de seus originais, autorizando ainda a destruição dos papéis após sua conversão para o formato eletrônico. Uma das justificativas do relator do projeto para a importância desta nova lei é a precariedade dos locais atualmente voltados para o armazenamento de documentos e os consequentes custos de manutenção que, com a nova regulamentação, seriam extintos.

Caso sua empresa esteja planejando passar por um processo de digitalização de documentos é importante compreender a legislação que rege atualmente a temporalidade relacionada ao armazenamento documental em seu setor de atuação. Importante destacar também que é fundamental investir em uma infraestrutura tecnológica que ofereça suporte e segurança aos materiais. Ter um parceiro confiável é imprescindível para que se minimizem os riscos de implementação e manutenção, evitando a perda de dados preciosos e garantindo o sucesso de toda a operação.

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