Documentos digitalizados não substituem o papel, mas vale a pena investir neles

UÉ possível substituir documentos em papel por documentos digitalizados? Essa é uma dúvida recorrente das empresas que querem reduzir os arquivos empoeirados e dispensar a papelada. A resposta é não: mesmo que a cópia virtual seja autenticada, a legislação brasileira exige que o original em papel seja mantido pelo tempo de vigência do documento. Segundo a lei 12.682/2012, “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”. O dispositivo legal rege também o processo de digitalização, que “deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil”.Deste modo, a empresa deve estar atenta à vigência do contrato. Existem alguns contratos relacionados a financiamentos com bancos ou contratação de produtos que possuem prazo de validade de cinco anos ou vigência vitalicia. Neste caso, os documentos não podem ser descartados nunca. Mesmo assim, é recomendado investir em digitalização, porque os documentos digitalizados podem ser usado como cópia de segurança e facilita a busca e a gestão de processos.

Para reduzir papel, é preciso que o documento seja originalmente eletrônico

A forma mais segura juridicamente de reduzir a quantidade de papel é criar os documentos originalmente digitais. As partes envolvidas no processo devem, neste caso, ter dispositivos de assinatura digital certificados pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) para que o documento tenha validade jurídica. Se ainda restam dúvidas sobre o uso de documentos digitalizados, nos escreva! ebook_contratos_digitais

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