Entenda o que é a homologação de fornecedores

Encontrar bons fornecedores costuma ser um desafio constante dentro do universo empresarial. 

A busca pelos parceiros ideais de fornecimento pode ser longa, apresentar desafios e durar bastante tempo. Mas uma coisa é certa: ao encontrar um fornecedor de qualidade, é fundamental que haja comprometimento mútuo.

O fornecedor precisa ser de confiança e cumprir com suas demandas, certo? Por essa razão, muitas empresas executam um processo chamado de homologação de fornecedores.

Trata-se de um procedimento para determinar muito bem o papel de fornecimento e dar mais segurança para a empresa quanto às datas, produtos, preços e qualidade dos insumos fornecidos.

No post de hoje, você vai descobrir mais sobre a homologação de fornecedores e quais são os pontos fundamentais para executar este processo na sua empresa! 

Supply Chain Finance, você provavelmente já está familiarizado com esse conceito

O que é a homologação de fornecedores?

É um procedimento no qual uma empresa submete seu novo parceiro à um acordo para determinar as condições de fornecimento.

Esse processo tem como objetivo assegurar que o acordo de fornecimento seja cumprido, afinal, a empresa requerente tem uma demanda de trabalho e conta com os fornecedores para dar conta do recado.

É criada uma relação de subserviência, e ela deve ser pautada pela transparência e alto nível de compromisso, já que o universo dos negócios demanda precisão, qualidade e,claro, comprometimento. 

O que a empresa ganha com isso?

Fica evidente que a empresa que executa a homologação ganha tranquilidade em suas operações. 

Encontrar um fornecedor de qualidade é algo complexo. Uma vez que um parceiro foi definido, o importante é assegurar que os níveis de qualidade de fornecimento se mantenham altos. Por isso, é feita a homologação.

Além desse detalhe, ela permite que as duas empresas se aproximem e façam negociações mais produtivas para ambos os lados. No caso da empresa que requer o fornecimento, isso significa melhores prazos e condições de pagamento.

O que o fornecedor ganha com a homologação?

A homologação traz bastante responsabilidade para o lado do fornecedor. Contudo, oferece duas seguranças: 

  1. Renda garantida na parceria;
  2. Possibilidade de estrutura acordos de longo prazo.

Para muitos fornecedores de matéria-prima ou produtos, a homologação é acompanhada de contratos de fornecimentos mais longos. Com isso, é possível planejar o caixa e estruturar melhor os negócios ao longo dos meses.

Como funciona a homologação de fornecedores?

Para um fornecedor ser considerado válido, passível de homologação, ele precisa atingir alguns critérios básicos, sendo os principais deles:

  • Pontualidade nas entregas;
  • Qualidade nos produtos fornecidos;
  • Preço alinhado com o mercado e acessível à empresa que busca o fornecimento;
  • Cumprimento de contratos;
  • Realização de apoio técnico sempre que necessário;
  • Existência de documentos que comprovem o exercício legal das atividades;
  • Regularidades fiscais e jurídicas.

Vale lembrar que a homologação faz parte de uma etapa de validação do fornecedor, que é dividida em três:

  1. Pré-cadastro;
  2. Homologação;
  3. Cadastro efetivo.

Os procedimentos essenciais para a etapa de homologação são:

Análise de documentação do fornecedor

Uma empresa de qualidade não se mede apenas pelos serviços/produtos que ela oferece, mas também pela sua transparência e legalidade dentro do mercado. Este princípio faz com que seja necessário efetuar uma etapa de análise de documentos do fornecedor.

Não se trata de excesso de cautela, mas sim de evitar transtornos envolvendo as empresas parceiras. Nesta etapa, é hora de checar:

  • CNPJ;
  • Situação cadastral da empresa;
  • Inscrição estadual e municipal;
  • Emissão dos alvarás necessários para operação.

Avaliação do preço oferecido

Este não é o critério de maior importância, já que a homologação só ocorre após reuniões de negociação, que servem para definir valores e prazos. O fato é que a homologação é um acordo tão importante, que serve como atrativo para conquistar menores preços.

Por essa razão, vale a pena ficar de olho nos valores propostos, nos prazos e na coerência entre os preços do fornecedor e da concorrência, além, é claro, da qualidade. 

Análise do atendimento feito pelo fornecedor

A qualidade do atendimento oferecido pelo fornecedor durante o processo de compra ou contratação é uma espécie de indicativo da qualidade da relação que será mantida no futuro. É a sua empresa passando pela experiência do cliente, pense nisso!

O parceiro de fornecimento ideal sabe que atendimento é a essência de uma boa relação corporativa, afinal, a comunicação entre as empresas precisa funcionar sem ruídos. 

Nossa dica é: fique atento à qualidade do atendimento conferido antes de fechar a homologação.

Problemas com atendimento costumam estremecer a relação e são um prato cheio para erros operacionais e desencontro de informações. E pense bem, um atendimento de qualidade será capaz de sanar qualquer problema com rapidez. 

E as garantias?

A homologação de um fornecedor significa que ambas as partes estão em busca de uma relação séria e profissional. Tudo se estabelece por meio de contrato, inclusive as garantias estabelecidas para ambos os lados.

Sua empresa precisa garantir que irá honrar com os pagamentos, prazos e as demais responsabilidades contratuais, já o fornecedor precisa certificar seu contratante que suas demandas serão cumpridas conforme o combinado.

Determine um processo avaliativo

Uma homologação com um fornecedor ruim pode acontecer. Nenhuma empresa está livre dos erros. A grande questão é comprovar a baixa qualidade antes de partir para uma quebra de contrato e busca por um novo fornecedor.

Durante o processo de homologação, informe à empresa parceira que a qualidade dos serviços serão aferidos constantemente (e cabe à sua empresa determinar os parâmetros). Dessa forma, fica evidente que uma queda na qualidade não será aceita e poderá ser determinante para o fim da relação de fornecimento. 

A busca por bons parceiros de negócios e soluções tecnológicas para simplificar processos costumam ser duas das principais missões empresariais na atualidade. 

E agora, quer saber como funciona uma homologação de fornecedores de ponta a ponta? No que tange o fornecimento, lembre-se sempre que a homologação é uma forma estratégica de reter os melhores parceiros. Com ela é possível conquistar bons preços e garantir que o fornecimento para sua empresa seja constante, eficaz e estruturado sob uma relação profissional e transparente.

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