Folha de pagamento: um documento ou uma ferramenta de negócios?

A folha de pagamento é um documento de extrema importância para as empresas. É ele que reúne todos os registros financeiros relacionados aos funcionários: vencimentos, salários, bônus, descontos etc. Antes da chegada da tecnologia, a área de recursos humanos elaborava a folha por meio de processos manuais. Dá pra imaginar? O tempo dispendido nesta tarefa era enorme e qualquer erro poderia afetar diretamente os resultados de negócio e, até mesmo, gerar processos trabalhistas.

 

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Nos últimos anos, os softwares de gestão da folha de pagamento ganharam relevância e se tornaram indispensáveis nas empresas que querem reduzir custos operacionais, otimizar o tempo e diminuir o número de erros no processo. Mas, é preciso ter em mente que a área de Recursos Humanos está diretamente ligada a outros departamentos da empresa e, por isso, automatizar seus processos é apenas uma parte da solução.

De acordo com o especialista em finanças e professor da Fundação Dom Cabral, Rodrigo Zeidan*, “a gestão da folha de pagamentos geralmente está sob a tutela de dois departamentos: Recursos Humanos e Financeiro. Ela deve ser gerida de forma a gerar previsibilidade financeira e atender aos requisitos modernos de gestão de pessoas”. Para atingir estes dois objetivos, uma boa estratégia é a integração do sistema de gerenciamento da folha a outros usados na organização.

Neste sentido, recomenda-se a adoção de um ambiente eletrônico que tenha a capacidade de gerenciar de forma holística as operações da empresa. Ou seja, um sistema que possibilite à área financeira uma visão única e consolidada de todas as transações que impactam o fluxo de caixa (pagamentos, cobranças, extrato e arrecadação) e que, ao mesmo tempo, mantenha a rotina da área de RH funcionando perfeitamente e sem a possibilidade de erros que prejudiquem os funcionários. Esta integração permite aprimorar a tomada de decisões pela empresa como um todo.

Por fim, lembre-se: a folha de pagamento é um documento, mas pode ser muito mais do que isso. Rodrigo conclui que “se a empresa considera a folha como obrigação e não um investimento, estará fadada a ser uma empresa do passado”. Por isso, que tal começar a tratar a sua folha como uma ferramenta de negócios?

 

 

 

*Entrevista concedida para o site da revista EXAME: http://exame.abril.com.br/pme/noticias/como-gerir-melhor-sua-folha-de-pagamentos

 

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