A gestão de compras é uma função muito importante dentro de uma organização, assim como a administração de suprimentos.

É por meio dela que se garante a aplicação correta dos processos de mensuração de custos e a avaliação das quantidades de compras que precisam ser feitas nos próximos períodos.

Contudo, apesar da importância, muitos gestores fazem essa gestão de forma equivocada, sem a atenção necessária que a tarefa exige, principalmente quando falamos de administração do capital de giro.

O que é gestão de compras?

Ela é responsável pelo processo eficaz de compra dentro de uma empresa. É por meio da gestão de compras que diversas estratégias são definidas para viabilizar a aquisição de insumos de produção ou mercadorias.

Além disso, ela também é responsável pela compra de materiais de escritórios e outros itens necessários para o bom funcionamento e manutenção da empresa.

Com isso, o profissional desse setor da empresa é capaz de negociar com fornecedores, procurando reduzir custos sem alterar a qualidade dos materiais adquiridos.

Ainda, a gestão de compras garante que todos os suprimentos necessários para o bom funcionamento e desenvolvimento das atividades da empresa estejam disponíveis sempre que preciso.

Por fim, caso essa atividade não seja realizada de forma eficaz, pode acontecer uma perda de vendas, ou até uma pausa na produção, gerando prejuízos ao seu negócio.

Principais responsabilidades da gestão de compras

  • Planejar as aquisições, determinando as especificações de compra e detalhando qualidade, quantidade, tempo e lugar da entrega;
  • Selecionar os fornecedores adequados para cada serviço ou produto;
  • Negociar os termos e condições de compra;
  • Emitir os pedidos;
  • Registrar todas as negociações e cotações;
  • Organizar e determinar o destino dos produtos;
  • Calcular as despesas com estocagem e depreciação dos produtos adquiridos;
  • Manter o fluxo contínuo de mercadorias e suprimentos necessários para a produção;
  • Fazer o checklist de recebimento e o relatório de uso na empresa.

Leia mais: Guia rápido sobre previsão de demanda.

Passo a passo para uma boa gestão

Defina a demanda e a quantidade

Para começar, é preciso definir as demandas de compras da sua organização.

Monte um documento para registrar o histórico de compras de cada setor, calculando a demanda de cada item. Será por meio dessas anotações que será possível realizar projeções assertivas para pedidos futuros.

Sendo assim, com esse documento em mãos será possível realizar orçamentos precisos com as suas necessidades.

Faça uma pesquisa de fornecedores

Pesquisar fornecedores é essencial para uma boa gestão de compras. Pesquise por, no mínimo, 5 fornecedores. Peça referências a colegas de profissão e feedbacks que outros clientes tenham dado a eles.

Assim, você diminui as chances de ter uma má experiência com o serviço fornecido.

Peça orçamentos e compare preços

Após fazer uma seleção com os melhores fornecedores, é hora de pedir orçamentos. Tenha, pelo menos, 3 propostas nas mãos para fazer uma comparação de preço, prazo de entrega, termos de prestação de serviço e etc.

Ainda, ao ler o contrato de serviço, fique atento às letras miúdas, afinal de contas, muitas vezes um preço mais baixo está relacionado a alguma condição não vantajosa para sua empresa, ou até a algum tipo de fidelização.

Compare não só os preços como todas as condições do fornecedor.

Negocie valores nas suas compras

Com as melhores propostas escolhidas, negocie valores e tente chegar ao preço mais próximo possível do desejado.

Pensando nisso, tente economizar de forma vantajosa para sua empresa, priorizando aqueles fornecedores que possuem melhor reputação.

Afinal, uma boa opção é negociar não só a primeira mas a segunda venda com o mesmo fornecedor, e tentar um preço melhor por comprar por quantidade, por exemplo.

Mantenha a gestão de compras ativa

Fechou o contrato? É hora de manter os pagamentos em dia para garantir as melhores condições de contrato e, assim, evitar multas ou pagamentos extras.

Sendo assim, aproveite para já fazer o planejamento de compras futuras para manter sempre a sua empresa com estoque e um passo à frente. Com isso, você não corre o risco de ficar sem suprimentos.

Dicas para fazer essa gestão com sucesso

Fidelize-se a fornecedores de confiança

Após encontrar o fornecedor ideal para a sua empresa, ou seja, aquele que possui um bom preço e produtos de qualidade, é a hora de pensar em uma fidelização.

Se fidelizar a um fornecedor pode trazer muitas vantagens, como:

  • A negociação de prazos de entrega, já que vocês mantêm uma relação de confiança;
  • A negociação de condições de pagamento, também pela confiança;
  • A atualização sobre novidades de produtos ou serviços, etc.

Importante! Sempre tenha mais de um fornecedor em sua lista, assim, caso um não consiga suprir sua demanda, outro irá poder. O importante, nesse caso, é sempre ter um plano B, para que a sua empresa não tenha prejuízos.

Leia mais: 7 dicas sobre como fazer sua gestão de fornecedores

Mantenha a organização interna

Se os setores da sua empresa estiverem bagunçados, fica muito mais difícil realizar a gestão de compras. Isso porque, sem uma previsão de demanda, você não conseguirá fazer as compras com antecedência acarretando, muitas vezes, em preços mais altos.

Ou seja, se cada área da empresa não mantiver sua organização individual, a gestão de compras fica mais difícil.

Tenha uma planilha ou sistema de gestão

Manter uma planilha com o histórico de compras é uma das formas mais fáceis de se organizar.

Registre tudo o que foi comprado, o preço que foi pago por cada tipo de suprimento e todos os detalhes da negociação, assim, quando você precisar, terá tudo anotado e com fácil acesso.

Dessa forma, a negociação será muito mais fácil e você terá bagagem para conseguir condições melhores.

Quais são os principais erros ao realizar essa prática?

Falta de controle de estoque

Como falamos, a desorganização é o maior inimigo da boa gestão de compras, acarretando muitas vezes no alto custo de suprimentos e materiais.

Compras não planejadas

Quando você não planeja as suas compras, acaba comprando materiais sem necessidade e até deixando de comprar suprimentos que estão com baixo estoque, levando a necessidade de um novo pedido.

Com isso, sua gestão possui gastos desnecessários e a uma possível ruptura do estoque.

Fornecedores não padronizados

Não ter uma lista de fornecedores pode ocasionar um relacionamento frágil e sem muitas regalias.

Além disso, sua empresa ainda poderá ser surpreendida por uma falta de padrão em seus produtos.

Burocracias para aprovar pedidos

Esse impedimento pode ser evitado ao dar maior autonomia ao profissional responsável pelo setor de compras das sua empresa.

Uma sugestão é definir alçadas de aprovação por valores, ou seja, desde que não ultrapasse um valor determinado, não é necessária aprovação de um superior. Isso deixa o processo muito mais rápido e dinâmico.

Não acompanhar indicadores

Os indicadores da sua empresa irão te ajudar e entender a demanda e evolução da sua empresa perante ao mercado, te ajudando a tomar decisões mais assertivas.

Logo, ignorar esses indicadores pode prejudicar a boa gestão de compras, dificultando prever algumas necessidades.

Quais são os métodos para aplicá-la nas empresas?

Giro de Estoque

É por meio desse cálculo que será medida a saúde financeira do seu estoque, comparando o custo de vendas e o custo de investimento para compra de suprimentos.

Como calcular o giro de estoque da sua empresa:

Giro de Estoque= custo de vendas / estoques

Quanto maior for a rotatividade, melhor a sua gestão de compras e menores os custos de gestão.

Média móvel exponencial

Este método irá mostrar o consumo médio de cada item do seu estoque de acordo com as variações sazonais (que podem ser relacionadas a estação ou meses do ano), e a força de cada suprimento nos últimos períodos.

Assim, você saberá a média de gasto de determinado material em um período específico, prevendo a média de gasto.

Ponto de Pedido

É o momento em que se dispara uma nova solicitação de compra. Ele é calculado por meio da seguinte fórmula:

PP = CM X TR + EM, onde:

  • PP = Ponto de Pedido;
  • CM = Consumo Médio;
  • TR = Tempo de Reposição;
  • EM = Estoque Mínimo.

Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia pode auxiliar muito na eficiência da gestão de compras. Um bom sistema irá ser capaz de organizar os processos internos, além de integrar os diferentes setores da sua companhia.

O Nexxera Hubly, por exemplo, é uma plataforma que unifica sua gestão financeira e mercantil, aproximando seus clientes e fornecedores.

Com ela, é possível rentabilizar sua operação, do mercantil ao financeiro, sendo uma das plataformas mais completas do mercado. São mais de 3,4 trilhões de reais em transações ao ano, além de mais de 100 instituições financeiras homologadas no Nexxera Hubly.

Ao utilizar esta plataforma, você ainda contará com:

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  • Gestão da cadeia de suprimentos, clientes e fornecedores;
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  • Maior visibilidade de todo seu ecossistema de negócios;
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