A gestão de compras é uma função muito importante dentro de uma organização, assim como a administração de suprimentos.
É por meio dela que se garante a aplicação correta dos processos de mensuração de custos e a avaliação das quantidades de compras que precisam ser feitas nos próximos períodos.
Contudo, apesar da importância, muitos gestores fazem essa gestão de forma equivocada, sem a atenção necessária que a tarefa exige, principalmente quando falamos de administração do capital de giro.
O que é gestão de compras?
Ela é responsável pelo processo eficaz de compra dentro de uma empresa. É por meio da gestão de compras que diversas estratégias são definidas para viabilizar a aquisição de insumos de produção ou mercadorias.
Além disso, ela também é responsável pela compra de materiais de escritórios e outros itens necessários para o bom funcionamento e manutenção da empresa.
Com isso, o profissional desse setor da empresa é capaz de negociar com fornecedores, procurando reduzir custos sem alterar a qualidade dos materiais adquiridos.
Ainda, a gestão de compras garante que todos os suprimentos necessários para o bom funcionamento e desenvolvimento das atividades da empresa estejam disponíveis sempre que preciso.
Por fim, caso essa atividade não seja realizada de forma eficaz, pode acontecer uma perda de vendas, ou até uma pausa na produção, gerando prejuízos ao seu negócio.
Principais responsabilidades da gestão de compras
A equipe de compras de uma empresa é responsável por garantir o bom andamento de todas as áreas do negócio.
Através dessas operações, é possível assegurar o abastecimento dos itens necessários para o dia a dia comercial e visualizar as necessidades futuras na logistica.
Com isso em mente, é importante focar em algumas atividades:
Leia mais sobre: Guia rápido sobre previsão de demanda.
Como realizar uma boa gestão?
Defina a demanda e a quantidade
Para começar, é preciso definir as demandas de compras da sua organização.
Monte um documento para registrar o histórico de compras de cada setor, calculando a demanda de cada item. Será por meio dessas anotações que será possível realizar projeções assertivas para pedidos futuros.
Sendo assim, com esse documento em mãos será possível realizar orçamentos precisos com as suas necessidades.
Faça uma pesquisa de fornecedores
Pesquisar fornecedores é essencial para uma boa gestão de compras. Pesquise por, no mínimo, 5 fornecedores. Peça referências a colegas de profissão e feedbacks que outros clientes tenham dado a eles.
Assim, você diminui as chances de ter uma má experiência com o serviço fornecido.
Peça orçamentos e compare preços
Após fazer uma seleção com os melhores fornecedores, é hora de pedir orçamentos. Tenha, pelo menos, 3 propostas nas mãos para fazer uma comparação de preço, prazo de entrega, termos de prestação de serviço e etc.
Ainda, ao ler o contrato de serviço, fique atento às letras miúdas, afinal de contas, muitas vezes um preço mais baixo está relacionado a alguma condição não vantajosa para sua empresa, ou até a algum tipo de fidelização.
Negocie valores nas suas compras
Com as melhores propostas escolhidas, negocie valores e tente chegar ao preço mais próximo possível do desejado.
Pensando nisso, tente economizar de forma vantajosa para sua empresa, priorizando aqueles fornecedores que possuem melhor reputação.
Afinal, uma boa opção é negociar não só a primeira mas a segunda venda com o mesmo fornecedor, e tentar um preço melhor por comprar por quantidade, por exemplo.
Mantenha a gestão de compras ativa
Fechou o contrato? É hora de manter os pagamentos em dia para garantir as melhores condições de contrato e, assim, evitar multas ou pagamentos extras.
Sendo assim, aproveite para já fazer o planejamento de compras futuras para manter sempre a sua empresa com estoque e um passo à frente. Com isso, você não corre o risco de ficar sem suprimentos.
Dicas para fazer essa gestão com sucesso
Fidelize-se a fornecedores de confiança
Após encontrar o fornecedor ideal para a sua empresa, ou seja, aquele que possui um bom preço e produtos de qualidade, é a hora de pensar em uma fidelização.
Se fidelizar a um fornecedor pode trazer muitas vantagens, como:
Importante! Sempre tenha mais de um fornecedor em sua lista, assim, caso um não consiga suprir sua demanda, outro irá poder. O importante, nesse caso, é sempre ter um plano B, para que a sua empresa não tenha prejuízos.
Leia mais: 7 dicas sobre como fazer sua gestão de fornecedores
Mantenha a organização interna
Se os setores da sua empresa estiverem bagunçados, fica muito mais difícil realizar a gestão de compras. Isso porque, sem uma previsão de demanda, você não conseguirá fazer as compras com antecedência acarretando, muitas vezes, em preços mais altos.
Ou seja, se cada área da empresa não mantiver sua organização individual, a gestão de compras fica mais difícil.
Tenha uma planilha ou sistema de gestão
Manter uma planilha com o histórico de compras é uma das formas mais fáceis de se organizar.
Registre tudo o que foi comprado, o preço que foi pago por cada tipo de suprimento e todos os detalhes da negociação, assim, quando você precisar, terá tudo anotado e com fácil acesso.
Dessa forma, a negociação será muito mais fácil e você terá bagagem para conseguir condições melhores.
Quais são os principais erros ao realizar essa prática?
Falta de controle de estoque
Como falamos, a desorganização é o maior inimigo da boa gestão de compras, acarretando muitas vezes no alto custo de suprimentos e materiais.
Compras não planejadas
Quando você não planeja as suas compras, acaba comprando materiais sem necessidade e até deixando de comprar suprimentos que estão com baixo estoque, levando a necessidade de um novo pedido.
Com isso, sua gestão possui gastos desnecessários e a uma possível ruptura do estoque.
Fornecedores não padronizados
Não ter uma lista de fornecedores pode ocasionar um relacionamento frágil e sem muitas regalias.
Além disso, sua empresa ainda poderá ser surpreendida por uma falta de padrão em seus produtos.
Burocracias para aprovar pedidos
Esse impedimento pode ser evitado ao dar maior autonomia ao profissional responsável pelo setor de compras das sua empresa.
Uma sugestão é definir alçadas de aprovação por valores, ou seja, desde que não ultrapasse um valor determinado, não é necessária aprovação de um superior. Isso deixa o processo muito mais rápido e dinâmico.
Não acompanhar indicadores
Os indicadores da sua empresa irão te ajudar e entender a demanda e evolução da sua empresa perante ao mercado, te ajudando a tomar decisões mais assertivas.
Logo, ignorar esses indicadores pode prejudicar a boa gestão de compras, dificultando prever algumas necessidades.
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