A gestão de fornecedores e contratos é uma área fundamental para qualquer empresa. Isso porque os parceiros comerciais são necessários na maioria das organizações, seja para fornecer insumos e matérias-primas ou prestar algum serviço vital à operação.

Sendo eles primordiais para o bom funcionamento do negócio, a gestão de fornecedores e contratos deve ser bastante estratégica e otimizada. Para isso, muitas atividades devem ser consideradas, passando por todos os processos envolvidos na cadeia de suprimentos.

Nesse sentido, a gestão de fornecedores e contratos abrange tarefas como:

• Seleção e homologação de fornecedores;
• Aquisição de produtos, insumos e matérias-primas ou contratação de serviços;
• Elaboração, negociação e aprovação de contratos;
• Gerenciamento da demanda e dos recursos necessários;
• Otimização de recursos e melhorias que visem aumentar a eficiência da empresa;
• Implementação de processos padronizados que melhorem o fluxo da cadeia de suprimentos, evitando falhas e gargalos;
• Análise, monitoramento e avaliação de desempenho dos fornecedores;
• Uso de estratégias para a gestão de relacionamento com fornecedores;
• Garantia dos padrões de qualidade e da política interna do negócio.

Apenas com essa pequena lista de atribuições, já podemos notar o quão importante é a gestão de fornecedores e contratos, não é mesmo? Por isso, este guia é para você.

A seguir, você vai ver o que uma gestão eficiente pode fazer pelo seu negócio, além de 7 dicas para melhorar os resultados da sua empresa. Confira!

Por que a gestão de fornecedores e contratos é necessária?

Como você viu, é natural que uma empresa dependa de fornecedores para realizar as suas operações e manter o bom funcionamento dos seus processos. Por isso, o primeiro ponto que se deve entender é a importância de trabalhar juntos dos fornecedores e gerar dados de valor para o negócio.

Com informações da cadeia de fornecedores, você pode fazer um melhor planejamento das entregas, otimizar o estoque, minimizar custos e, ainda, tomar decisões mais estratégicas.

Além disso, uma boa gestão de fornecedores e contratos também permite escolhas mais acertadas no planejamento orçamentário. Isso porque ela está relacionada ao processo de controladoria e ao conceito de margem de contribuição; que representa o lucro da venda de produtos, capaz de cobrir os custos e as despesas fixas da empresa.

Assim, é possível saber qual a quantidade mínima necessária de vendas para que a empresa cubra seus custos e ainda gere lucro. Entretanto, é preciso conhecer os gastos com os fornecedores e como essa parceria influencia a margem de contribuição — daí a importância de uma boa gestão.

Além disso, ao implementar uma gestão de fornecedores e contratos com eficácia no seu negócio, você ganha muitos benefícios como:

• Fácil acesso aos contratos e às informações sobre seus fornecedores;
• Maior organização e controle sobre o processo de compras, reduzindo perdas;
• Processos padronizados, reduzindo falhas e ameaças de compras independentes;
• Controle sobre prazos de entrega, preços e períodos de renovações ou rescisões;
• Monitoramento do desempenho dos fornecedores, do cumprimento dos acordos e do nível de serviço preestabelecido;
• Colaboração, confiança e parceria estratégica entre sua empresa e os fornecedores;
• Cumprimento dos requisitos (técnicos, financeiros, operacionais e de qualidade);
• Maior controle sobre a base de fornecedores e poder de barganha;
• Melhor adequação das cláusulas contratuais;
• Decisões mais estratégicas e maior vantagem competitiva no mercado.

7 dicas essenciais para melhorar a sua gestão

Além de tudo o que já vimos até aqui, como fazer uma gestão de fornecedores de forma eficiente? Se essa também, é sua dúvida, confira agora 7 práticas valiosas para ajudar sua empresa a otimizar a área.

1. Criar um modelo de cadastro de fornecedores

Um modelo de cadastro facilita a organização e o acesso aos fornecedores, agiliza o processo de compras e proporciona maior controle para a gestão. Nele, devem constar as informações mais importantes sobre cada fornecedor, como os dados de identificação e demais questões técnicas, como prazo de entrega, condições de pagamento, produtos ou serviços oferecidos etc.

Mantendo o cadastro em dia, é possível fazer o acompanhamento dos pedidos e obter informações relevantes sobre todos os parceiros. Assim, você tem uma visão global da gestão de fornecedores, otimizando a sua rotina.

2. Segmentar a base e construir relacionamentos

Outra dica para melhorar o resultado das atividades é segmentar sua base de fornecedores. Para isso, é preciso considerar, por exemplo, o nível de dependência entre a sua empresa e o fornecedor, a base de confiança, a complexidade das operações e o grau de investimento.

Ao fazer essa segmentação, é possível tomar decisões mais estratégicas em relação a cada um deles, além de manter um bom relacionamento com seus fornecedores. Ao construir parcerias sólidas, confiáveis e duradouras, você pode conquistar mais vantagens, como melhores preços, prazos e níveis de qualidade.

Com isso, você entenderá a relevância de cada fornecedor para a cadeia de suprimentos e poderá estabelecer relacionamentos mais estratégicos. Em casos de menor relevância, você saberá, ainda, quando é necessário trocar de fornecedor, seja para otimizar as entregas ou reduzir custos.

3. Estabelecer a capacidade de produção

Outro ponto importante na sua gestão de fornecedores e contratos é verificar a capacidade de produção. Para que o fornecedor consiga atender as demandas da empresa, ele deve não apenas ter os requisitos técnicos e financeiros necessários, mas também uma escala produtiva adequada para cumprir o que foi previamente acordado.

Além disso, é importante que o fornecedor tenha disponibilidade e flexibilidade para atender a imprevistos ou urgências sazonais. Isso é fundamental para evitar prejuízos, perdas de oportunidades e gargalos que podem até mesmo comprometer a produção do negócio.

4. Controlar as compras através de KPIs

Os indicadores de desempenho são ótimos recursos para você controlar o processo de compras e identificar as melhorias necessárias. Por meio da análise dos KPIs, é possível, por exemplo, definir metas e saber se elas estão sendo alcançadas, avaliar se os requisitos contratuais estão sendo cumpridos e identificar possíveis falhas na cadeia de suprimentos.

Existem vários KPIs que você pode utilizar na sua gestão de fornecedores e contratos:

• Nível de entregas, para avaliar o cumprimento de prazos e a qualidade dos fornecimentos;
• Taxa de devolução, para identificar defeitos, entregas erradas e demais problemas;
• Tempo de resposta (lead time), que avalia desde o pedido até a efetiva entrega;
• Saving, que mede os descontos, ganhos e economias obtidos pela empresa;
• Evolução de preço, que mostra a oscilação de valores, os períodos de maior ou menor compra e as épocas em que há mais ou menos custos;
• Satisfação do cliente, que, feita por meio de pesquisas e feedbacks, avalia se o produto do fornecedor está atendendo as demandas e preferências do cliente.

5. Acompanhar o desempenho e a concorrência

Controlar o desempenho dos fornecedores também é fundamental não só para melhorar a sua gestão, como para garantir os bons resultados do negócio. Assim, é importante realizar análises periódicas, verificar se os parceiros possuem certificações de qualidade e conhecer o impacto dos mesmos na sua cadeia de suprimentos.

O objetivo é analisar se os fornecedores estão aptos para atender os requisitos da empresa. Quanto maior o nível de desempenho, melhor se torna o processo de compras. Além disso, parceiros com alto nível de performance e qualificação ajudam a empresa a se diferenciar da concorrência, ganhando vantagens competitivas.

6. Debater e verificar os feedbacks pós-venda

Outro fator importante é que o processo de compras com os fornecedores não termina simplesmente após a aquisição do produto ou a contratação do serviço. Para garantir uma gestão eficiente, é preciso que os parceiros estejam abertos para resolver eventuais problemas, como a troca de produtos, ou mesmo prestar suporte quando necessário.

Aqui, também deve-se considerar os feedbacks e o nível de satisfação do consumidor final, a fim de avaliar se as entregas estão atendendo às expectativas do público. Debater essas questões com os fornecedores é uma excelente forma de melhorar os serviços tanto dos próprios parceiros quanto da empresa.

7. Contar com a ajuda de ferramentas de gestão

Por fim, uma prática fundamental para otimizar a gestão de fornecedores e contratos é contar com o auxílio da tecnologia. Em um cenário marcado pela transformação digital, como o que vivemos atualmente, é fundamental aproveitar os benefícios dos avanços tecnológicos e, assim, estar um passo à frente da concorrência.

Hoje, existem várias soluções disponíveis, como softwares especializados na gestão de contratos de fornecedores. Uma boa opção é o AEN, da Nexxera, que ajuda a automatizar os processos e gerenciar, com eficiência e segurança, todas as transações financeiras e mercantis com os seus parceiros comerciais.

Para se aprofundar mais sobre o assunto e garantir a melhoria contínua da sua gestão de fornecedores e contratos, continue acompanhando nosso blog!