O processo de homologação de fornecedores é essencial para que uma empresa consiga suprir suas demandas, sem imprevistos — como erros ou atrasos — que prejudiquem as suas operações. E, mais do que isso, uma seleção e aprovação eficiente de fornecedores reduz custos com inspeção e traz mais segurança na parceria.
Para isso, a empresa deve estabelecer diretrizes claras para que os fornecedores atendam a todos os requisitos necessários, desde o campo técnico, financeiro, fiscal e jurídico até o socioambiental.
Nesse contexto, é fundamental buscar fornecedores certificados pela ISO 9001. Afinal, o serviço desses stakeholders tem relação direta com a qualidade e a produtividade da empresa contratante.
Essa regulamentação garante o cumprimento dos princípios do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), que ao todo são sete:
- Foco no cliente;
- Liderança;
- Engajamento das pessoas;
- Abordagem de processos;
- Melhorias contínuas;
- Decisões baseadas em dados;
- Relacionamento com fornecedores.
Quer saber mais sobre como funciona o processo de homologação de fornecedores? Então, continue a leitura e veja como obter um bom desempenho!
Como ocorre o processo de homologação de fornecedores?
Para fazer uma gestão de fornecedores de forma eficiente, o processo de homologação deve ser cuidadoso e criterioso. De modo geral, há três etapas que devem ser seguidas. São elas:
- Pré-cadastro: é o passo inicial, em que a empresa e o fornecedor têm o primeiro contato;
- Homologação: etapa em que a empresa deve verificar se o fornecedor atende a todos os requisitos necessários para suprir as demandas da organização e se ele está de acordo com os critérios de qualidade da empresa;
- Cadastro: passo em que, após a análise, os dados fornecidos no pré-cadastro são lançados no sistema da empresa, efetivando a homologação.
Os principais critérios que uma empresa deve analisar no processo de homologação de fornecedores são:
- Prazos e pontualidade das entregas;
- Qualidade dos produtos fornecidos;
- Adequação às obrigações fiscais e legais;
- Preços acessíveis e atraentes;
- Capacidade de atendimento à demanda da empresa;
- Disponibilidade de apoio técnico;
- Atualização dos pedidos conforme a demanda do comprador.
Como garantir a qualificação dos fornecedores?
Agora, você já sabe as etapas do processo de homologação de fornecedores. Mas, na prática, como garantir a qualificação desses stakeholders, tendo a certeza de que eles atendem aos critérios da empresa?
Para isso, veja algumas práticas que você pode adotar para executar esse procedimento!
Solicite a apresentação dos documentos necessários
Verificar os documentos necessários para o processo de homologação de fornecedores é o primeiro passo para avaliar a qualidade dos parceiros. Isso é importante porque, assim, você evita problemas jurídicos caso eles trabalhem de forma ilegal. Por isso, faça a verificação de todos os registros da empresa, conferindo o CNPJ e a inscrição estadual e municipal do candidato.
Em segundo lugar, analise as documentações que atestam a capacidade técnica do fornecedor. Certificações, cursos realizados pelos profissionais e qualificação da equipe são alguns dados que podem ajudar.
Avalie os preços oferecidos pelo candidato
Um dos critérios mais importantes – embora não o único – no processo de homologação de fornecedores é o preço. Afinal, valores atraentes e adequados à qualidade dos produtos fornecidos são importantes para a empresa melhorar seus resultados e sua lucratividade.
Por isso, garanta uma boa negociação e estabeleça acordos claros e transparentes. Isso gerará confiança na parceria e um relacionamento mais forte entre as partes.
Observe o atendimento desse fornecedor
Para verificar a qualificação dos fornecedores, você não deve se ater apenas ao processo de avaliação inicial. É preciso monitorar o desempenho e realizar constantes reavaliações.
Assim, verifique o atendimento do fornecedor durante a execução do acordo. Um relacionamento amistoso e uma boa disponibilidade nos canais de comunicação do negócio é fundamental para resolver pendências ou problemas rapidamente.
Garanta o cumprimento dos requisitos da empresa
Além de cumprir os critérios de qualidade, é importante que os fornecedores cumpram os requisitos da política interna da empresa.
Fornecedores éticos, sustentáveis, socialmente responsáveis e que, de modo geral, estejam de acordo com os valores da sua organização trarão parcerias mais alinhadas e duradouras.
Portanto, faça constantes avaliações. Assim, você saberá quando a parceria está dando certo ou se é necessário trocar de fornecedor.
Como você viu, seguindo esses passos, é possível fazer um processo de homologação de fornecedores eficaz. Isso é essencial para assegurar os princípios de qualidade exigidos pela ISO 9001.
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