Você sabia que a integração bancária pode facilitar – e muito – a rotina financeira da sua empresa? Vem saber como isso acontece!
A rotina financeira de uma empresa, apesar de ser parte estrutural de sua operação, tende a não ser uma das atrativas. Recheada de termos que podem parecer complicados, sua lógica pode se tornar complexa de acordo com o crescimento da corporação.
O fato é: rotina financeira pode ser uma atividade desgastante, uma vez que exige trabalho mental e trabalho operacional. Mas será que realmente precisa ser assim? Será que existe alguma maneira de facilitar essa atividade?
A integração bancária surgiu justamente para resolver essa necessidade. Com o apoio da tecnologia, tornou-se possível a automatização de diversos processos, possibilitando com que o corpo diretor das grandes empresas se preocupe com aquilo que realmente importa: a estratégia a longo prazo.
No que consiste as rotinas financeiras?
Basicamente, a rotina financeira é um conjunto de ações que visam o gerenciamento das atividades financeiras da empresa. Logo, envolve os horizontes de tempo de curto, médio e longo prazo, e merecem ser revisadas – e, de preferência, aperfeiçoadas – de tempos em tempos.
Confira a seguir as principais rotinas financeiras que acontecem em grandes empresas:
- Fluxo de caixa: são as famosas entradas e saídas de dinheiro. O primeiro caso refere-se ao dinheiro que entra para a empresa, resultado da venda de produtos e/ou serviços prestados (principalmente). Já no segundo caso, entram despesas como água, luz, salário de colaboradores e outros custos fixos ou variáveis.
Encontre mais sobre esse assunto em nosso artigo sobre KPIs Financeiros.
Trata-se de um indicativo essencial no momento de projetar estratégias a longo prazo – afinal, um fluxo de caixa negativo pode significar más notícias para a saúde da empresa; - Contas a pagar & contas a receber: o ponto principal, aqui, é ter o controle das notas fiscais – tanto do momento de saída de dinheiro quanto da entrada. Ter essa documentação em ordem facilita – e muito – a situação jurídica da empresa, no sentido de recolhimento, pagamento e restituição de impostos. Idealmente, esse controle ocorre com frequência mensal;
- Orçamento empresarial: é composto por três seções principais: projeção de vendas, despesas e investimentos. De maneira bem simplificada, o orçamento empresarial também é um indicativo da saúde financeira da empresa, pois permite identificar se as receitas geradas são suficientes não apenas para cobrir as despesas, como também realizar investimentos diversos;
- Controle de estoque: talvez a rotina financeira mais palpável. Aqui, é necessário analisar a quantidade de material disponível, o tempo médio de permanência no setor, qual o seu faturamento previsto, quais os prazos de saída, entre outros possíveis indicativos.
Realizando uma breve análise crítica, é possível perceber que as rotinas financeiras são interdependentes – isto é, o resultado de uma acaba influenciando, direta ou indiretamente, o resultado de outra(s).
Por ser considerado uma área tão específica e técnica, algumas empresas optam por terceirizar essa atividade-meio, contratando profissionais específicos para executar tais rotinas.
Não há nada de errado nisso. Muitas vezes, trata-se de uma tomada de decisão consciente, baseada em uma estratégia definida. Entretanto, é preciso lembrar que atualmente essa não é a única opção possível.
Além disso, é muito comum a utilização de diferentes bancos nas grandes empresas, pois diferentes vantagens em operações financeiras comuns – tais como emitir recibos, realizar transferências, enviar e receber boletos e realizar diferentes transações bancárias – são oferecidas. Mas isso levanta uma outra questão: quão prático e sustentável essa prática se mostra no longo prazo?
O tal do ERP
Nos últimos anos, a tecnologia avançou de maneira relativamente rápida e permitiu com que as rotinas financeiras acima mencionadas se tornassem muito mais simplificadas.
Foi justamente por causa desse avanço tecnológico que surgiu o ERP – Enterprise Resource Planning (ou, em tradução livre, Planejamento de Recursos Empresariais ou Sistema de Gestão Integrado). A ideia básica é que, com a centralização das informações em uma plataforma única, os dados gerados pela companhia podem ser acessados mais facilmente, trazendo assim mais clareza para a estratégia da empresa.
Vamos a um exemplo:
O fluxo de vendas de um determinado segmento de produtos de uma empresa não é constante – isto é, alguns meses do ano vendem muito mais, em comparação à outros. Através de um sistema ERP, é possível identificar todo o caminho que a matéria-prima percorre, desde sua a compra (comprada pelo recebimento das Notas Fiscais), sua recepção no estoque e sua ida ao de produção. Assim, no longo prazo, é possível entender de maneira mais analítica – e menos emocional – como aquele produto se comporta, e a partir daí elaborar estratégias de venda mais assertivas.
Uma das principais vantagens de adotar a tecnologia é ter a tranquilidade de que uma vez registrado, determinado produto seguirá um fluxo e dificilmente será esquecido em alguma planilha – podendo assim prejudicar o financeiro da empresa.
Outra vantagem é o registro muito mais simplificado de entradas e saídas de notas fiscais, bastando alguns poucos cliques para cadastrar um novo cliente.
Outro aspecto essencial da tecnologia como ferramenta facilitadora das rotinas financeiras é a chamada integração bancária: os bancos que estão inseridos dentro do ecossistema financeiro da empresa agora estão reunidos em um mesmo local. Além disso, torna-se possível também adicionar dados de credores, fornecedores e distribuidores, com o intuito de – mais uma vez – facilitar a vida orçamentária empresarial.
Por fim, um lembrete: a tecnologia permite com que toda atividade que seja repetitiva e que não desafie o intelecto humano possa ser automatizada. Além disso, é capaz de eliminar grande parte de potenciais erros e danos causados por seres humanos, que vão desde dados duplicados até erros em cadastros.
Assim, a adoção de um sistema ERP permite não apenas que a empresa diminua chances de erro financeiro, mas também ganhe clareza para sua trajetória de longo prazo – algo que não seria possível apenas com um time de profissionais trabalhando separadamente.
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