Como a tecnologia pode auxiliar a organização de documentos

Organizacao_de_documentos_nexxera A tecnologia oferece atualmente algumas soluções para organização de documentos dos mais variados tipos – armazenados em arquivos, bibliotecas, órgãos públicos, empresas de grande porte e etc. Tratam-se de softwares que estimulam o uso de documento digital e eliminam a impressão de arquivos tantos da própria empresa, quanto de terceiros, mantendo segurança e validade jurídica. Nesse contexto, o acesso rápido e confiável a essas informações, por meio de um computador com acesso à internet e uma interface intuitiva, é imprescindível para melhorar os processos da organizações e, consequentemente, obter melhores resultados e agradar clientes. O post de hoje quer explicar como algumas soluções podem contribuir nesse processo. Agilidade na resolução de demandas

Por meio de sistemas online, é possível digitalizar e armazenar toda a informação corporativa. Em seguida, o acesso também é facilitado. Basta o funcionário ou cliente entrar com seu login e senha para ter acesso aos documentos, que funciona da mesma maneira simples de uma pesquisa no Google. Dessa forma, funcionários podem trabalhar com maior agilidade na prestação de serviço a um cliente ou na própria resolução de demanda interna.

Economia de recursos

A gestão e organização de documentos no meio digital elimina os custos referentes à compra de papel especial e posterior impressão e cópias. Também são eliminados os recursos para envio por malote, por exemplo. Um portal que centraliza documentos de uma empresa auxilia tanto funcionários, quanto clientes, que podem acessar a informação a partir de qualquer localidade. A economia de recursos também está presente na minimização de retrabalho: se você pode encontrar um documento com agilidade, não será necessário elaborá-lo novamente.

Minimização de documentos perdidos

A preocupação em conservar documentos não é novidade a nenhuma empresa. É possível que algum departamento da sua empresa já tenha dedicado dias ou semanas em busca de um documento perdido. Escritórios que trabalham com muita “papelada” costumam perder bastante tempo procurando arquivos. Nesses casos, a organização de documentos proporcionada por um sistema online é otimizada.

Aumenta a segurança, com validade jurídica

Uma última vantagem que podemos apontar é que todo processo é feito em ambiente digital. Ou seja: é possível gerenciar, validar e autenticar esses conteúdos com a ajuda da tecnologia, já que esse documento já nasce eletrônico e dispensa a necessidade de digitalização.

 Esses documentos digitais na origem tendem a ter gestão e visualização mais segura, já que as informações são criptografadas. Além disso, a legislação vigente reconhece as assinaturas em documentos eletrônicos, desde que nascem e permaneçam eletrônicos.

Todas as etapas citadas acima – de consulta, gerenciamento e organização de documentos – são capazes de aperfeiçoar os processos internos e externos de uma organização. Lá na ponta, o resultado é a satisfação do cliente e o faturamento do gestor. Além disso, é acelerada a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos. Se você interessou-se pelo tema, tenha em mente que é fundamental escolher uma fornecedora de tecnologia certificada, que faça uma análise profunda do cotidiano empresarial específico da sua organização. Assim, é possível contar com uma solução gerenciada, que atenda à necessidades específicas e faça com que os benefícios apareçam. Restou alguma dúvida ou possui alguma sugestão? Deixe pelos comentários e nós te ajudamos.  

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