Os benefícios e a segurança de um sistema de workflow digital

Workflow_digitalUm dos maiores problemas de gestão nos ambientes corporativos é controlar com facilidade e segurança o fluxo de trabalho da empresa, principalmente se boa parte das ações são realizadas e mantidas fisicamente. Então de que forma é possível agilizar estes processos cotidianos? A equação, muitas vezes, é solucionada com a adoção de sistemas de workflow digital. O conceito define a sequência de passos essenciais para se atingir a automação de processos de negócio – neste caso, realizados em meio digital. A principal diferença é a eliminação de qualquer tipo de processos em papéis, além da facilidade e controle via internet. Para isso, é essencial que o sistema de workflow permita o uso de certificados digitais para assinatura de documentos eletrônicos e garantia de segurança. Com esta tecnologia, por exemplo, a validade jurídica é garantida em documentos assinados digitalmente. Além deste recurso, traz como facilidade para a organização as assinaturas e verificações dos documentos, independente da localização geográfica das partes envolvidas, promovendo a diminuição do tempo necessário para o recebimento e envio dos documentos através de uma mesma plataforma, que pode ser integrada ao legado existente da organização. Benefícios Muitas vezes há a reclamação de que adquirir um sistema de workflow digital necessita de uma adaptação organizacional da empresa, adequação às plataforma de software e hardware, uma análise financeira do negócio ou uma reestruturação do processo produtivo. Entretanto, a maioria dos cases de implantação de um sistema de fluxo de trabalho digital apresentam ótimos resultados. Entre os principais benefícios estão: 1) Padronização dos processos: Os ganhos em produtividade aumentam consideravelmente no trabalho quando se há padronização nos processos e na forma de conduzir cada etapa do negócio. Um sistema de workflow digital geralmente organiza e padroniza os fluxos de trabalho, o que traz uma redução significativa na quantidade de erros, principalmente na entrada de dados, na preparação do ambiente para uma certificação de qualidade e retenção de conhecimento, eliminando o risco causado pela possível saída de um funcionário. 2) Redução no tempo do ciclo de trabalho: Todo emprego tem um fluxo de ritmo e tempo para se realizar determinada tarefa. Quando promovida digitalmente, o ciclo de trabalho ajuda a eliminar atividades que não agregavam valor ao produto final. Um exemplo claro são conferências, retrabalho, controles paralelos e cobrança de pendências. 3) Maior controle nas atividades envolvidas: Como o processo de trabalho é registrado periodicamente por meio digital, a facilidade em ter acesso a quando e de que forma foi produzida determinada tarefa torna o processo muito mais ágil. Isso aumenta o controle, pois os sistemas comportam processos de cobrança automático, entre outras medidas para garantir a realização de determinados serviços. 4) Validade jurídica: Utilizar um sistema de workflow digital que permita a assinatura eletrônica com validade legal é uma segurança essencial para os negócios. No Brasil, esta validade está amparada pela Medida Provisória (MP) 2200 e certificados digitais, como o ICP-Brasil.

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