Saiba como funciona um processo de homologação de fornecedores de ponta a ponta

O processo de homologação de fornecedores é essencial para que uma empresa consiga suprir suas demandas, sem imprevistos – como erros ou atrasos – que prejudiquem as suas operações. E, mais do que isso, uma seleção e aprovação eficiente de fornecedores reduz custos com inspeção e traz mais segurança na parceria.

Para isso, a empresa deve estabelecer diretrizes claras para que os fornecedores atendam a todos os requisitos necessários, desde o campo técnico, financeiro, fiscal e jurídico até o socioambiental.

Nesse contexto, é fundamental buscar fornecedores certificados pela ISO 9001. Afinal, o serviço desses stakeholders tem relação direta com a qualidade e a produtividade da empresa contratante. Essa regulamentação garante o cumprimento dos princípios do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), que ao todo são sete:

  • Foco no cliente;
  • Liderança;
  • Engajamento das pessoas;
  • Abordagem de processos;
  • Melhorias contínuas;
  • Decisões baseadas em dados;
  • Relacionamento com fornecedores.

Quer saber mais sobre como funciona o processo de homologação de fornecedores? Então, continue a leitura e veja como obter um bom desempenho!

Como ocorre o processo de homologação de fornecedores?

Para fazer uma gestão de fornecedores de forma eficiente, o processo de homologação deve ser cuidadoso e criterioso. De modo geral, há três etapas que devem ser seguidas. São elas:

  1. Pré-cadastro: é o passo inicial, em que a empresa e o fornecedor têm o primeiro contato.
  2. Homologação: etapa em que a empresa deve verificar se o fornecedor atende a todos os requisitos necessários para suprir as demandas da organização e se ele está de acordo com os critérios de qualidade da empresa.
  3. Cadastro: passo em que, após a análise, os dados fornecidos no pré-cadastro são lançados no sistema da empresa, efetivando a homologação.

Os principais critérios que uma empresa deve analisar no processo de homologação de fornecedores são:

  • Prazos e pontualidade das entregas;
  • Qualidade dos produtos fornecidos;
  • Adequação às obrigações fiscais e legais;
  • Preços acessíveis e atraentes;
  • Capacidade de atendimento à demanda da empresa;
  • Disponibilidade de apoio técnico;
  • Atualização dos pedidos conforme a demanda do comprador.

Como garantir a qualificação dos fornecedores?

Agora, você já sabe as etapas do processo de homologação de fornecedores. Mas, na prática, como garantir a qualificação desses stakeholders, tendo a certeza de que eles atendem aos critérios da empresa?

Para isso, veja algumas práticas que você pode adotar para executar esse procedimento!

Solicite a apresentação dos documentos necessários

Verificar os documentos necessários para o processo de homologação de fornecedores é o primeiro passo para avaliar a qualidade dos parceiros. Isso é importante porque, assim, você evita problemas jurídicos caso eles trabalhem de forma ilegal. Por isso, faça a verificação de todos os registros da empresa, conferindo o CNPJ e a inscrição estadual e municipal do candidato.

Em segundo lugar, analise as documentações que atestam a capacidade técnica do fornecedor. Certificações, cursos realizados pelos profissionais e qualificação da equipe são alguns dados que podem ajudar.

Avalie os preços oferecidos pelo candidato

Um dos critérios mais importantes – embora não o único – no processo de homologação de fornecedores é o preço. Afinal, valores atraentes e adequados à qualidade dos produtos fornecidos são importantes para a empresa melhorar seus resultados e sua lucratividade.

Por isso, garanta uma boa negociação e estabeleça acordos claros e transparentes. Isso gerará confiança na parceria e um relacionamento mais forte entre as partes.

Observe o atendimento desse fornecedor

Para verificar a qualificação dos fornecedores, você não deve se ater apenas ao processo de avaliação inicial. É preciso monitorar o desempenho e realizar constantes reavaliações.

Assim, verifique o atendimento do fornecedor durante a execução do acordo. Um relacionamento amistoso e uma boa disponibilidade nos canais de comunicação do negócio é fundamental para resolver pendências ou problemas rapidamente.

Garanta o cumprimento dos requisitos da empresa

Além de cumprir os critérios de qualidade, é importante que os fornecedores cumpram os requisitos da política interna da empresa. Fornecedores éticos, sustentáveis, socialmente responsáveis e que, de modo geral, estejam de acordo com os valores da sua organização trarão parcerias mais alinhadas e duradouras.

Portanto, faça constantes avaliações. Assim, você saberá quando a parceria está dando certo ou se é necessário trocar de fornecedor.

Como você viu, seguindo esses passos, é possível fazer um processo de homologação de fornecedores eficaz. Isso é essencial para assegurar os princípios de qualidade exigidos pela ISO 9001.

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