A troca eletrônica de dados – ou EDI (Electronic Data Interchange) – é um software que tem como objetivo fazer a integração entre os sistemas das empresas com os de seus clientes, fornecedores, instituições financeiras e demais parceiros de negócios.

Com a expansão do comércio e o uso cada vez maior de ferramentas tecnológicas, as empresas passaram a ter diversas relações comerciais e, por consequência, um grande volume de troca de dados.

Diante disso, as organizações começaram a perceber a necessidade de agilizar transações, automatizar processos e tornar as informações mais claras para todos os envolvidos.

É aí que a troca eletrônica de dados surge como um importante recurso para auxiliar as empresas a integrar sistemas, melhorar a comunicação entre parceiros e trazer inúmeros benefícios, visando melhores resultados para o negócio em si.

Quer conhecer mais sobre o EDI e como ele pode ser vantajoso para sua empresa? Então, continue com a gente e entenda, a seguir!

O que é e para que serve a troca eletrônica de dados?

Normalmente, as empresas trabalham com um conjunto de softwares para desenvolver suas operações.

Porém, esses sistemas costumam ser feitos por diferentes prestadores de serviço, funcionando de diferentes formas.

Entretanto, ao estabelecer relações com parceiros de negócios, a dificuldade em processar e trocar dados entre sistemas distintos se torna ainda maior.

Dessa forma, é preciso transformá-los, gerar integrações e até modificar programas para atender a uma demanda específica.

Vamos para uma pergunta: Você pode perceber como tudo isso gera custos e ineficiência, não é mesmo?

Então, é nesse contexto que se insere a troca eletrônica de dados, um software capaz de padronizar a comunicação, mesmo que entre plataformas diferentes.

Por meio de um padrão de comunicação preestabelecido – chamado de Layout EDI –, os parceiros de negócio podem gerar e compartilhar arquivos, de modo que essa troca de informações seja facilmente compreendida.

Isso é de suma importância, por exemplo, para a gestão financeira e logística.

O EDI financeiro faz a integração dos sistemas da empresa com os da sua instituição bancária, podendo enviar e receber mensagens como:

  • Extrato bancário de uma ou mais contas;
  • Folha de pagamento dos salários dos funcionários;
  • Pagamento de fornecedores;
  • Recibo do banco para pagamentos realizados.

Com essa integração, a empresa também pode automatizar as transações financeiras com os seus clientes e fornecedores.

Aplicando o EDI ao setor de transporte, é possível realizar uma ampla troca de informações, tais como:

  • Envio do pedido de compra;
  • Transmissão de notas fiscais;
  • Envio de cobranças ou boletos;
  • Atualizações sobre transporte, coletas e despachos;
  • Envio da fatura de frete;
  • Pedido de separação de carga.

Quais são as vantagens da troca eletrônica de dados?

Como você viu, o EDI é uma solução necessária para empresas que querem melhorar a comunicação com seus parceiros comerciais.

Além disso, faz com que a troca de dados seja mais ágil, clara e segura.

Descubra quais são as principais vantagens que esse recurso pode trazer à sua empresa!

1. Comunicação padronizada

Os principais componentes de um software de troca eletrônica de dados são:

  • Mensagens estruturadas: as mensagens podem ter diferentes padronizações e formatos (como XML, TXT e CSV), variando de acordo com o sistema utilizado;
  • Programa tradutor: as mensagens enviadas e recebidas entre diferentes sistemas são traduzidas pelo programa tradutor para que os sistemas possam se comunicar;
  • Comunicação: as mensagens traduzidas são, então, enviadas para o seu destino pré-configurado, o que pode ser feito por diversos meios de comunicação (e-mail, diretório, servidor de arquivos FTP etc).

Com base nesse modo de funcionamento, podemos notar que a comunicação se torna padronizada, facilitando a transmissão e o recebimento de dados entre programas distintos. 

A partir de melhores transações de dados com clientes e fornecedores, você fortalece as parcerias, ganha vantagens competitivas e, ainda, agrega valor ao seu negócio.

2. Redução de tempo e esforços

Como vimos anteriormente, as organizações podem utilizar variados sistemas.

Além disso, podem se relacionar com parceiros que trabalham com outros formatos, estruturas e maneiras de processamento de informações.

Assim, a empresa precisa transformar seus dados de acordo com as plataformas utilizadas pelos stakeholders, para que estas sejam capazes de interpretá-los e processá-los.

Sem um software para a troca eletrônica de dados, isso demandaria um enorme tempo para que a comunicação entre parceiros fosse possível.

Também contaria com o esforço manual para a inserção de dados em aplicativos não integrados que seria exigido.

Muitas vezes, ainda, os desenvolvedores precisam criar novas integrações e modificações nos sistemas, o que demanda mais gastos.

Com o EDI, tudo é feito de forma automatizada, reduzindo a perda de esforços desnecessários.

3. Maior agilidade em processos

Com uma comunicação padronizada, você garante mais agilidade em seus processos operacionais, financeiros e fiscais.

Como vimos, o EDI financeiro permite a troca eletrônica de dados mais rápida, simples e prática.

Não apenas as transações bancárias podem ser facilitadas, mas também os procedimentos financeiros e mercantis da sua cadeia de suprimentos.

Isso porque a troca de documentos – como notas fiscais, pedidos de compra, cobranças ou pagamentos – é automática.

Além disso, as empresas que lidam com transportadoras não precisam fazer o lançamento manual das faturas recebidas, tornando a conferência e auditoria de fretes mais eficaz.

Tudo isso economiza o tempo gasto com atividades rotineiras e puramente operacionais.

Por consequência, os processos se tornam mais ágeis, aumentando a qualidade do serviço.

4. Atendimento diferenciado

Com a troca de dados entre sistemas, o nível de serviço tanto recebido quanto oferecido se torna melhor.

Isso porque o EDI melhora a capacidade de comunicação entre as empresas através da padronização dos formatos e das estruturas das mensagens.

Além disso, a empresa se torna capaz de:

  • Operar com um alto volume de informações;
  • Trafegar uma quantidade imensa de arquivos;
  • Atender diferentes processos de negócios;
  • Trabalhar com operações mais complexas.

Isso torna o atendimento diferenciado, gerando melhores oportunidades, expansão dos negócios e maior lucratividade para a empresa.

5. Diminuição de falhas e gastos

A troca eletrônica de dados usa meios automatizados para a comunicação entre sistemas.

Sendo assim, a entrada de dados manual na plataforma é simplesmente eliminada.

Isso significa que o EDI reduz a necessidade de intervenção humana e, dessa forma, você ganha mais duas vantagens.

Primeiro, a digitalização reduz falhas humanas; somado ao fato de que ocorre em um meio seguro, com a integridade e confidencialidade das informações.

E, segundo, ajuda na redução de gastos administrativos, como custos com correio e impressões em papel.

6. Alto nível de performance

Outra vantagem da troca eletrônica de dados é que as equipes podem atingir um alto nível de performance.

Afinal, com a adoção do EDI, sua empresa já garante diversos benefícios, abrindo espaço para melhores desempenhos no fluxo de trabalho.

Com tudo o que vimos acima, o EDI se torna um verdadeiro otimizador de rotinas na produtividade do seu time financeiro.

Sem se preocupar tanto com questões operacionais, os colaboradores podem se dedicar às atividades estratégicas e de gestão, a fim de gerar melhores resultados para o negócio.

Como implantar um software de troca eletrônica de dados na sua empresa?

Agora que você conhece as vantagens da troca eletrônica de dados, quer implantar um EDI na sua empresa?

Mas, antes disso, é preciso levar em consideração alguns fatores:

  • Não tome uma decisão sem antes garantir o comprometimento e a integração de sistemas por parte de todas as empresas envolvidas;
  • Determine os tipos de informações que serão transmitidos entre os sistemas;
  • Escolha qual Layout EDI será utilizado;
  • Defina os formatos de mensagem que serão empregados;
  • Estabeleça um padrão de comunicação para a troca de dados;
  • Combine com os envolvidos a configuração dos sistemas para adaptação do Layout EDI;
  • Determine os usuários e responsáveis pela troca de mensagens através do EDI;
  • Realize treinamentos com as equipes que irão operar os sistemas;
  • Teste a integração, avalie a comunicação e faça as correções, se necessário.

Como você viu, a troca eletrônica de dados traz muitos benefícios, podendo ser o diferencial que falta para trazer mais lucratividade ao seu negócio.

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