Atualmente, a maioria das empresas estão vivenciando um processo conhecido como transformação digital, no qual a tecnologia ganha papel de destaque. Por meio dela, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e ter maior segurança na execução de tarefas do dia a dia.
O software financeiro, nesse sentido, é uma das ferramentas que ajudam as organizações a terem maior controle sobre suas operações, além de maior embasamento na tomada de decisões estratégicas.
No entanto, para escolher o programa mais adequado para sua operação é necessário entender como eles funcionam e o que eles podem agregar ao seu negócio.
A seguir, você irá descobrir alguns dos maiores benefícios de um software voltado para finanças. Confira!
Por que sua empresa precisa de software financeiro
Para que uma empresa consiga se manter no mercado, ela precisa ter um bom controle de suas finanças. Esse é um requisito fundamental para que uma organização consiga honrar seus compromissos, gerenciar sua carteira de clientes e planejar seu crescimento.
Nesse sentido, é essencial contar com um software financeiro visto que, com controles manuais, sua empresa não consegue ter respostas rápidas, muito menos segurança no registro das transações.
E não é só isso! Confira a seguir outros benefícios de um software financeiro eficaz:
Melhora a produtividade
Utilizando uma aplicação financeira adequada, sua equipe pode ter uma produtividade muito maior. Isso porque você conta com todas os dados disponíveis em um única base integrada, o que reduz o tempo de busca por informações e a execução de atividades do dia a dia.
Adicionalmente, com o uso de um software, diversas tarefas podem ser automatizadas. Isso significa que sua equipe terá mais tempo para se dedicar a operações que exigem mais esforço intelectual e que devem ser realizadas com mais cuidado e tempo.
Além disso, a utilização de um aplicação financeira pode ser integrada com módulos de outros departamentos, o que agrega mais dinamicidade, segurança e praticidade na execução de operações financeiras.
Ajuda a reduzir custos
Como mencionado, com um software financeiro é possível automatizar diversas atividades. Devido a isso, sua empresa poderá ter redução significativa de custos de hora extra, ou até mesmo diminuir a equipe de trabalho, sem que isso impacte na qualidade dos serviços.
Elimina erros
Como dito anteriormente, o software financeiro pode ser integrado a outros sistemas utilizados na empresa, como folha de pagamento, compras e faturamento. Isso significa que os dados serão importados para o financeiro, eliminando o processo de digitação.
Com isso, elimina-se uma das maiores fontes de erros nas empresas. Assim, dentre outras coisas, a sua organização fica menos suscetível a pagamentos duplicados, faturas não registradas, atrasos de pagamento, etc.
Diminui o risco de fraude
Com o uso de um software financeiro, é possível implementar uma política de aprovação diretamente no sistema. Dessa forma, é possível estabelecer alçadas de aprovação, gerenciar as transações e gerar relatórios diários de pagamentos e recebimentos, entre outros.
Com isso, é possível diminuir drasticamente o risco de fraudes, visto que tudo pode ser gerenciado e monitorado via sistema.
Gera relatórios gerenciais
O acesso a relatórios gerenciais é um dos fatores mais importantes na tomada de decisões estratégicas. Em muitos casos, as empresas gastam muito tempo e recursos extraindo dados de várias fontes, juntando-as, consolidando-as para, depois, tentar entender a situação atual da organização.
Isso, além de demandar muito tempo, pode gerar informações incorretas, seja pela utilização de dados desatualizados ou devido a erros no processo de consolidação das informações.
Quando você utiliza um software financeiro, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar sem desperdiçar recursos e tempo. Assim, os líderes de negócios estão em uma posição melhor para tomar decisões mais inteligentes e rápidas.
Além de tudo, há mais transparência e você pode ter certeza de que possui todos os dados factuais antes de tomar decisões importantes.
Vale lembrar que suas decisões de negócios são tão boas quanto a qualidade de seus dados. Se você não pode ter certeza de que seus eles são precisos, atualizados e relevantes, corre o risco de executar ações que comprometem a continuidade do negócio.
Quando você trabalha com várias planilhas, há muita chance de que pelo menos uma delas tenha dados desatualizados. No entanto, se você estiver utilizando um sistema, qualquer alteração efetuada será refletida para todos e você poderá ter certeza de que seus dados são consistentes.
Ajuda na confecção e acompanhamento do planejamento orçamentário
Com um software financeiro é possível extrair relatórios com a posição atual ou histórica da empresa. Isso ajuda os executivos a avaliarem os impactos de eventos passados nas finanças do seu negócio. Dessa forma, é possível elaborar orçamentos muito mais realistas e confiáveis.
Além disso, com a ajuda de um sistema é possível fazer acompanhamento dos gastos atuais, bem como avaliar as previsões. Desta forma, é possível identificar desvios do planejamento orçamentário de forma tempestiva e, muitas vezes, tomar decisões estratégicas para que a empresa não enfrente problemas de caixa.
Aumenta o controle sobre o fluxo de caixa
Mesmo empresas lucrativas podem enfrentar problemas financeiros. Isso, porque, sem um controle rigoroso dos recebíveis, a empresa pode deixar de receber parte de suas vendas, pois não terá base para efetuar cobranças tempestivas.
Mas não é somente isso. Sem um controle adequado, você pode acabar concedendo prazos de pagamento maiores do que suas finanças podem suportar. Por exemplo, pode acontecer de você ter um alto volume a receber daqui a 60 dias, mas não possuir dinheiro suficiente para honrar todos os compromisso do mês que vem.
Utilizando um software financeiro, você consegue ver de forma clara e rápida todas suas obrigações e seus recebíveis de curto, médio e longo prazo.
Essas informações são essenciais para que sua empresa possa tomar as melhores decisões, tais como antecipar recebíveis ou negociar as condições de pagamento com clientes e fornecedores. Assim, é possível evitar problemas de fluxo de caixa.
Aumenta a proteção dos dados financeiros
Os softwares financeiros, em sua grande maioria, possui acesso condicionado ao uso de credenciais e senhas fortes. Esse recurso permite que os usuários protejam informações confidenciais de serem acessadas por pessoas não autorizadas.
Além disso, ao ter seus dados armazenados em um software, você está facilitando os processos de backup de suas informações financeiras. Dessa forma, mesmo em caso de incidentes como incêndio, inundação ou ataques cibernéticos, você ainda terá uma cópia de seus dados armazenados em local seguro.
Como escolher o software financeiro certo para seu negócio
Para tomar decisões, implementar mudanças e tornar seu negócio mais lucrativo e eficaz, você precisa de análise financeira e isso começa com a utilização o software certo para seu negócio.
Por isso, antes de mais nada, você precisa entender quais são as especificidades de seu segmento e de sua empresa, em particular, para depois encontrar uma solução que possa atendê-lo.
Além de olhar para o presente, você também deve olhar para o futuro para entender quais mudanças podem ocorrer no seu negócio nos próximos anos. Assim, você poderá escolher uma solução que suporte o crescimento de sua operação e que o ajude a alcançar seus objetivos.
Outro passo importante é a escolha do fornecedor de seu software. Você deve avaliar, além dos recursos oferecidos pelo sistema, se a empresa fornecedora possui experiência, se oferece soluções customizadas e suporte adequado.
Não se esqueça de conversar com as pessoas que utilizarão o sistema, para entender suas necessidades e problemas que podem ser resolvidos com a utilização de um software financeiro.
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