Workflow digital em grandes empresas: a importância de organizar a informação

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Modelo de gestão digitalizada melhora o workflow digital, reduz footprint, cria biblioteca corporativa, aumenta o desempenho do processo e dá sustentabilidade à grandes empresas

Devido ao acúmulo de funções e responsabilidades e, ao mesmo tempo, de soluções tecnológicas disponíveis no mercado, grandes empresas já sentem a necessidade de reduzir footprint utilizando menos volume de papel impresso referente à processos internos e externos. Afinal, a urgência por firmar-se como uma instituição ambientalmente responsável é tendência. Além disso, esses gestores estão trabalhando à favor de seu workflow digital. Quando investem em um software de natureza paperless, melhoram os fluxos de trabalho por meio da organização da informação.

Aquela imagem do departamento financeiro de uma grande empresa atolado de papeis e, ao lado, um funcionário que não sabe por onde começar sua função é completamente descartada quando se tem disponível uma solução tecnológica capaz de organizar os processos internos. Nesse cenário, é claro que se tem investimento. No entanto, os ganhos com agilidade na resolução das demandas e, a longo prazo, facilidade na tomada de decisão do gestor são facilmente percebidos. Também é válido destacar a economia gerada com a redução significativa da compra de papel e com impressões.

O investimento na melhoria do workflow digital também é capaz de melhorar os resultados de uma organização. Isso acontece porque o uso desse tipo de software de organização financeira disponibiliza todos os documentos digitais em uma interface única. Dessa maneira, é extremamente fácil que o funcionário faça a busca pelo arquivo e encontre-o em poucos segundos. Não há perda, nem extravio de documentos nesse tipo de empresa. Há, por outro lado, vantagem competitiva na agilidade da busca pela informação. Em post recente, nós falamos mais sobre como a tecnologia pode auxiliar a organização de documentos.

Grandes empresas que trabalham com um modelo de gestão digitalizada garantem a centralização dos cálculos de custos e receitas, remessas internacionais e distribuição das demandas pelas diferentes filiais. À nível de workflow digital, forma-se uma verdadeira biblioteca corporativa, que armazena e disponibiliza diversos documentos referentes à cultura empresarial de maneira simples e segura. Primeiro, porque permite acesso a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. E, segundo, porque exige utilização de usuário e senha, dados criptografados, assinatura digital e etc.

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